公開日：2024/1/900更新日：2024/1/9

「一般事務」の仕事は、民間企業や官公庁、各種団体など、事業を営むところでは必ず発生します。そのため、就業の場はある意味、全国各地にあるともいえますが、その分競争も激しいという現状もあります。

 

ですので、多様な業務に対応できる柔軟さやコミュニケーション能力、そして地道な仕事でも着実に実行できる忍耐力を身につけることが必要です。

 

そこで本記事では、一般事務について詳しく解説したのち、業務内容や向いている人の特徴、そして一般事務になるための方法と必要な資格・スキルについて解説していきます。

   

 【基本情報】事務職について

そもそも、「事務職」とはデータ入力や書類作成、処理、整理、電話・来客対応といった事務作業全般を担う職種の総称です。このような業務は、民間企業や官公庁、各種団体が事業を営むうえで必ず発生するため、「社内のサポート役」というイメージを持つ方が多いでしょう。

 

ですが、一口に「事務職」と言ってもいくつか種類があるのです。まずは、代表的な3種類について解説していきましょう。

 

・一般事務

・営業事務

・専門事務

 

一般事務

「一般事務」とは、会議資料や決算書、見積り・請求書などの書類作成、作成された書類のファイリング、データ入力、各種伝票整理や郵便物の発送・仕訳、備品管理、電話・来客の応対などを主な業務内容としています。

 

おそらく、多くの人が「事務職」と聞いて真っ先に想像する職種でしょう。

 

ただ、詳しい業務は所属する企業や担当部署によって異なり、しかもその内容は非常に広いのが特徴です（後ほど詳しく解説します）。

 

営業事務

営業事務の仕事は、簡単にいうと、営業担当者の事務的な支援です。

 

具体的には、営業担当者へのメールやスケジュールのチェック、作業内容の確認や連絡事項の申し送り、見積書や請求書の作成やデータ入力などが該当します。

 

また、場合によっては、営業担当者に代わって顧客からの問い合わせの対応や来訪者の接客などを行うこともあります。

 

専門事務

専門事務とは、特定の業種において必要な専門知識や技能、資格を活かした職種のことです。具体的には経理、人事、貿易、保険、金融、英文などにかかわる事務があげられます。

 

また、場合によっては企業の営業担当のサポートとして働くこともあります。そして、事務作業全般を担当する一般事務よりも、より担当領域の知識や経験が求められることも多くなります。

 

 一般事務の主な業務内容と働き方

ここからは、今回のテーマである「一般事務」の主な業務内容と働き方について、さらに詳しく解説していきます。

 

一般事務は組織や企業の事務作業全般を担当

先ほども解説しましたが、一般事務が担当する事務作業は組織や企業が活動する際には必ず生じるものであり、担当する業務内容は非常に多岐にわたります。

 

ただし、同じ「一般事務」と言っても企業の規模や風土によって業務内容は多種多様です。

 

例えば、大手企業などでは人材も豊富なため、作業を細かくセクションに分けることができます。そのため、顧客データの入力だけを担当したり、電話対応をメインに行ったりなど、決められた作業のみを行うことも多いようです。

 

一方、規模の小さい中小企業だと人事部や総務部、経理部などでの業務に加えて、専門性の高い事務作業を任されるケースもあります。

 

一般事務が担当する代表的な業務を下記にまとめました。

一般事務の働き方は多様

一般事務では、正社員のほかに派遣社員やアルバイトといった非正規雇用など、さまざまな勤務形態があります。

 

正社員で働く場合は、安定した収入に加え、給与のほかにも賞与や各種手当の支給、福利厚生などが期待できます。

 

非正規雇用の場合は、契約更新が必要だったり、手当が少なかったりなどの不安定さはありますが、その分週3〜4日勤務など自分の生活スタイルに合わせて柔軟な働き方ができるのも魅力です。

 

一般事務の求人数や求人倍率は？

「デスクワークのため、長く働けそう」だったり、「営業職と異なり、ノルマがなさそう」、「土日休みでプライベートを重視できそう」というイメージもあることから、事務職は人気の職業です。

 

ただその厚生労働省が発表してる「一般職業紹介状況」において、『事務的職業』の2021年度有効求人数（常用/パート除く）は、110,994件であり、その中の63.4%（70,374件）が「一般事務の職業」としての求人となります。

 

また110,000件以上あると聞くと非常に多く聞こえますが、全体の2021年度有効求人数（常用/パート除く）は1,317,014件であり、事務的職業の求人の割合は全体の8.4%程度のため、決して多くはない数字です。

 

 一般事務になるには

ここからは、一般事務になるための方法と、持っておくと就職において有利になる資格・スキルについて解説します。

 

企業などの採用試験に合格する

一般事務として働くには、企業などの採用試験に合格することが必要です。

 

主な試験内容は、筆記試験や適性テスト、面接などですが大手企業になればなるほど一次試験、二次試験、最終面接という具合にいくつもの試験をクリアしていく必要があります。

 

また、一般事務は希望者が多い反面、取得が必須になる資格なども基本的にはないことから、他の求職者と差がつきにくく、自身のアピールする際にやや苦労することがあるようです。

 

そのため、自己PRなどでは入社を希望する企業の魅力や、自分が企業でどのような活躍ができるのか明確にし、採用担当者に伝える必要があるでしょう。

 

持っておくと有利になる資格・スキル

一般事務に就職する際、必ず取得が求められる資格は基本的にありません。ですが、取得しておくと選考において評価されやすい資格はいくつかあります。

 

その中でも、特に取得をおすすめするのが「日商簿記検定」です。

 

日商簿記検定は、事務職の中でも人気の資格で、貸借対照表や損益計算書などの財務諸表を作成するための知識やスキルを身につけることができます。これらは、企業の経営成績や財務状況を明らかにするために必ず求められるスキルで、中にはこの日商簿記の取得を採用条件としている企業もあります。

 

簿記資格の取得を考えていて、どれにしようか悩んでいる方は、最も認知されている日商簿記検定の取得がおすすめです。特に、一般的に実務に使えると選考で評価される日商簿記検定2級の合格をめざすと良いでしょう。

 

日商簿記検定以外の資格では、下記がおすすめです。

 

・MOS（マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト）資格

・ビジネス文書検定

・日商PC検定

・文書情報管理士 など

 

 一般事務に向いている人の特徴

ここまで、一般事務の業務内容や働き方、そして一般事務として働くための方法と資格・スキルについて解説しました。

 

最後に、一般事務に向いている人の特徴を3つ解説していきます。

 

・幅広い業務に正確に対応できる人

・コミュニケーション能力がある人

・単調な作業が苦にならない人

 

幅広い業務に正確に対応できる人

一般事務の仕事は、データ入力やファイリング、経理、総務、受付業務など、担当しなければならない業務範囲が大変幅広いです。

 

ですが、そのひとつひとつが企業や組織運営には欠かせないものばかりで、些細な入力ミスや計算間違いなどが命取りになることも少なくありません。

 

ですので、細かい作業でも正確に処理し、そして幅広い業務にも即座に対応できる柔軟さが求められるでしょう。

 

コミュニケーション能力がある人

一般事務の主な仕事は、書類作成や電話応対などの業務を通じて、他の社員のサポートをすることです。

 

そのため、他の社員からの指示や依頼を正しく受け取り、業務に取り掛かるコミュニケーション能力を持つことが非常に大切です。

 

また、一般事務は電話や来客対応など社外の人とのコミュニケーションがたくさん発生する仕事でもあります。そんなとき、うまく相手の意志を汲み取れなければ、会社にマイナスのイメージがつき、大きな損害を与えかねません。

 

ですので、日頃からビジネスマナーに加え、「気づかい」や「思いやり」といったより広い意味でのコミュニケーション能力を発揮できるよう準備しておく必要があるでしょう。

 

単調な作業が苦にならない人

一般事務の作業は、デスクワーク中心の単調なものが多いです。しかも、ひとつひとつの業務には厳密なマニュアルやファーマットが用意されており、それを逸脱することは社内の混乱を招くことにもなります。

 

ですので、繰り返し業務ばかりの単調な仕事でも、決められたルールをきちんと守って仕事ができることが非常に大切です。

 

また、一般事務の仕事は基本的に地味で目立たないものばかりです。ですので、自分の働きに対してわかりやすい評価を求める人にはあまり向かないかもしれません。

 

しかし反対に、たとえ多くの人に評価されなくても、企業のサポート役として業務を成功させることにやりがいや喜びを感じるという人には、適した職種と言えるかもしれません。

 

 より確実に事務職をめざすなら仙台大原簿記情報公務員専門学校の事務職系で

仙台大原簿記情報公務員専門学校の事務職系では、前述した「日商簿記検定」の取得をめざすため、一般事務に加えて、経理事務などをめざせます。

 

現在、一般事務の有効求人倍率は0.26倍※（事務職に就きたい人10人に対して求人はおよそ2件の状態）と非常に厳しい状況です。もちろん、独学で就職をめざすことも可能ですが、より確実に内定をめざすなら、事務職内定率の高い（昨年度事務職内定率77.4%）仙台大原簿記情報公務員専門学校の「事務職系」で事務職をめざしてみませんか？

 

※厚生労働省「一般職業紹介状況」2021年度有効求人倍率（常用/パート除く）より参照

 

   

 まとめ

今回は、一般事務について解説しました。

 

一般事務は、非常に人気の高い職種で、その分競争も激しい側面があります。ですが、企業や組織を事務の面からサポートしたいという方は、ぜひ一般事務をめざしてみてください。

 

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